Как перейти от аутсорсинга печати к ИТ-аутсорсингу и зачем это делать

 Российский рынок аутсорсинга печати медленно, но последовательно растет: согласно данным IDC, к 2021 году он сможет достичь $199,9 млн при среднегодовом темпе роста 5,8%. При этом только около 10% российских компаний готовы на подобный шаг: одни не применяют сервис из соображений безопасности, другие не верят в его экономическую эффективность. Свою роль играют и стереотипы – например, иногда заказчики считают, что поставщики таких услуг заинтересованы лишь в крупных проектах. Расскажу, как на самом деле аутсорсинг помогает компаниям малого и среднего бизнеса уже сегодня.

Снижаем затраты

Большинство заказчиков ждут от аутсорсинга печати в первую очередь сокращения затрат – и действительно получают такой результат, так как чаще всего инфраструктура печати до преобразований неэффективна. Ведь обычно ее развитие в компаниях происходит стихийно: устанавливается много МФУ и принтеров от различных вендоров, а поскольку унифицировать закупку расходных материалов и запчастей в условиях такого зоопарка устройств невозможно, затраты неизбежно растут.

По нашему опыту, аутсорсинг печати позволяет добиться снижения общих издержек на печать на 25–50%. Так, поставщик услуг печати может определить, с помощью каких устройств достигается наибольшая экономия, и организовать процесс с учетом минимизации поломок и затрат на расходные материалы. Например, наша служба сервиса нацелена на максимальную эффективность благодаря системе удаленной диагностики печатных устройств. Инженеры, выезжая на объект, заранее знают, какой ремонт потребуется, и берут с собой необходимые детали и инструменты. Формирование и содержание подобной службы внутри организации, особенно если это малое или среднее предприятие, было бы слишком дорогим и трудоемким процессом.

Сократить расходы позволяет и сама оптимизация инфраструктуры печати – переход от системы с принтером в каждом кабинете к размещению печатных устройств по европейской модели Print Room, в которой используются производительные МФУ с большим количеством функций и меньшими затратами на обслуживание. Правда, в первое время приходится сталкиваться с недовольством коллектива — ходить в коридор менее удобно, чем забирать распечатки в своем кабинете. Однако чаще всего негативное отношение быстро затухает, когда сотрудники осознают, что теперь им доступно гораздо больше функций.

Эффект от аутсорсинга важно правильно рассчитать. Часто менеджеры компаний рассматривают только явные расходы – например, на запчасти и зарплату инженеров, при этом не учитываются скрытые затраты – например, на хранение и содержание склада множества расходных материалов или временные траты инженеров, вынужденных проходить обучение у нескольких вендоров. Кроме того, эффект от изменения инфраструктуры печати не бывает мгновенным. Система дает результат ориентировочно через один-два месяца после внедрения: сокращаются общие затраты на печать и снижается нагрузка на специалистов по поддержке пользователей.

Усиливаем информационную безопасность

Некоторые российские компании считают аутсорсинг печати небезопасным, но это заблуждение: управляющее ПО может быть установлено в сети заказчика без необходимости передачи информации вовне.

При этом компании редко устанавливают системы безопасности печати, ограничиваясь защитой на уровне ИТ-средств. И это не совсем верный подход. По данным опроса Quocirca, 63% компаний хотя бы однажды сталкивались с утечкой информации через каналы печати. Часто сотрудники просто забывают конфиденциальные документы в лотках МФУ. Справиться с этим помогает система безопасной печати: пользователи авторизуются по бесконтактным магнитным картам, и доступ к документу предоставляется только сотруднику, отправившему его на печать. Опыт показывает, что такая система к тому же помогает экономить около 20% бумаги — просто за счет того, что сотрудники перестают массово распечатывать документы для личного пользования.

Существуют и другие технологии защиты конфиденциальных данных: авторизация на устройствах печати по лицам сотрудников, облачные сервисы для распознавания лиц, интеллектуальные IP-видеокамеры.

Автоматизируем документооборот

Аутсорсинг печати – это не только экономия и безопасность. Благодаря специализированным программным решениям у устройств печати появляются новые функции: современные системы могут автоматически обрабатывать документы со штрихкодами, загружать их в ERP-систему и отправлять по электронной почте. Появляются и новые функции, связанные с распознаванием документов, – например, распознавание и автоматическое добавление данных в систему документооборота или распознавание текста при сканировании и автоматическое сохранение в нужном формате. До внедрения аутсорсинга многие компании практически не пользуются технологиями распознавания документов, несмотря на то что это снижает уровень ручного труда и оптимизирует работу целых отделов.

Возможности электронного документооборота очень широки. В продуктовой линейке Konica Minolta есть решения, для использования которых достаточно загрузить первичную документацию в лоток МФУ и запустить процесс сканирования – система автоматически распознает тип и содержание документа, проиндексирует, переведет в требуемый формат и направит на хранение или дальнейшую обработку. Кроме того, может производиться штрихкодирование для последующей оперативной идентификации документа – причем как в бумажной, так и в электронной форме.

Переходим от аутсорсинга печати к комплексному ИТ-аутсорсингу

Важно понимать, что аутсорсинг печати может стать отправной точкой для глобального снижения затрат на использование ИТ-инфраструктуры: печатных машин и их обслуживания, устройств, интегрированных в сетевую инфраструктуру, и главное – программного обеспечения, которое может находиться либо на машинах и серверах компании, либо в облачных сервисах. Аутсорсинг печати тесно переплетается с контент-менеджментом, открывая широкий круг дополнительных возможностей.

Часто и сам софт связан с другими информационными системами. Например, чтобы контролировать авторизацию пользователей на устройствах, необходима интеграция с системой аутентификации. А система распознавания документов должна работать в связке с почтой, ERP-системой, информационным порталом, системой электронного документооборота.